Обзор систем электронного документооборота

В настоящее время в отечественной ИТ отрасли одним из наиболее динамичных направлений является рынок систем электронного документооборота (СЭД). При общей динамике рынка ИТ 6% (по данным IDC) в 2013 году его прирост составил порядка 23%, что, кроме того превышает в 2 раза общемировые показатели этого сегмента, а также темпы роста рынка ПО (15%). По мнению экспертов, причина такого положения дел связана с реализацией масштабных программ информатизации в госсекторе и активным строительством электронного правительства. Именно электронный документооборот является, по сути, кровеносной системой государственного или коммерческого предприятия.

Объем рынка СЭД в России, по разным оценкам составляет порядка 26 млрд. руб., из которых порядка 75% приходится на услуги по внедрению и около 25% непосредственно на продажи вендоров от реализации лицензий. В структуре рынка большая часть продаж приходится на долю крупных предприятий (порядка 45%-50%). Госсектор практически полностью занимает другую половину рынка (порядка 40% - 45%), оставляя SMB не более 10% – 15%.

Конкуренция на рынке СЭД сегодня довольно плотная. При этом более 60% рынка контролируют пять компаний: EMC, Cognitive Technologies, “1С”, “Directum”, и Microsoft (по данным IDC за 2013 год) по финансам. При этом известно, что EMC и Microsoft представлены на рынке СЭД тиражируемыми решениями компаний партнеров.

В числе участников исследования нами были выбраны СЭД, которые активно развиваются и зарекомендовали себя в пользовательской среде: 1С: Документооборот, CompanyMedia от компании «ИнтерТраст», DocsVision, SharePoint и Дело компании ЭОС, Directum, Тезис от российского разработчика «Хоулмонт» и программную разработку Cognitive Technologies – Е1 ЕВФРАТ. Стоит отметить, что помимо участвующих в обзоре продуктов, на рынке СЭД представлены еще несколько десятков систем, большинство из которых не получило масштабного распространения.

Продукты лидеров рынка имеют примерно равный набор ключевых функций (регистрация документов, контроль жизненного цикла, маршрутизация, формирование отчетов и т. д.). Поэтому проводить сравнение систем по этим критериям практического смысла не имеет. С другой стороны, при выборе системы повышенный интерес представляют возможности, которые входят в число трендов рынка и являются крайне необходимым дополнением функционала СЭД (у ряда разработчиков они наряду с основными возможностями входят в базовый функционал) при работе с документами в организациях разного уровня.

К ним следует отнести сервисы ведения договоров, web-клиента, управления работами, интеграции с 1С, ведения клиентской базы и архива документов, ввода и распознавания документов (OCR), a также обращения граждан.

Глядя вперед, можно сказать, что в ближайшее время в этот список с легкостью могут войти и такие инновации, как возможности геймификации и социализации решений. Это, своего рода, новый этап развития СЭД, допускающий представление информации в игровой форме, а также коммуникации между пользователями системы по принципам организации, близким к социальным сетям.

Одним из определяющих критериев выбора покупателя СЭД был и остается цена продукта. Для наибольшего представления ценовых предложений участников исследований мы выбрали два сравнительных среза по максимальной комплектации (из расчета продажи лицензии на 200 пользователей) и минимальной комплектации из расчета продажи лицензии на 10 пользователей.

При подготовке исследования использовалась информация из открытых источников (интернет, информационные сайты рассматриваемых программных продуктов и компаний-разработчиков, демонстрационные версии СЭД).

Таким образом, в число функциональных критериев исследования вошли наличие в СЭД опций:

- web-клиента,

- ведения договоров,

- управление работами,

- интеграции с 1С,

- ведения клиентской базы,

- архива документов (автоматического импорта документов),

- распознавания документов (OCR),

- обращения граждан.

Результаты сравнения функциональных возможностей СЭД по указанным критериям представлены в приведенной ниже таблице.

Подсчет баллов по данным критериям проводился по трехбальной системе: 2 балла – если функция присутствует в программном продукте и включена в заявленную разработчиком базовую комплектацию системы (отсутствует необходимость приобретать ее дополнительно); 1 балл – функция заявлена разработчиком, однако не входит в базовую комплектацию (необходимо приобретать ее дополнительно); 0 баллов – функция не заявлена.

Победителем нашего рейтинга стала система Е1 ЕВФРАТ компании Cognitive Technologies. Система имеет наиболее полный функционал при минимальной стоимости. Отсутствие дополнительно закупаемых модулей делают систему привлекательной для заказчиков разного статуса и ранга.

На втором месте расположилась СЭД DocsVision. Не смотря на необходимость докупки необходимого функционала с помощью подключаемых модулей, цена базовой комплектации системы остается довольно выгодной, хоть и уступает СЭД Е1 ЕВФРАТ.

И, наконец, третье место в рейтинге заняла система Тезис. СЭД больше подходит для компаний малого и среднего бизнеса - при небольшом количестве лицензий заявленный разработчиком базовый функционал вполне достаточен для работы. Однако система начинает заметно проигрывать с увеличением количества пользовательских лицензий.